Kutatási szabályzat

A Magyar Ferences Levéltár az 1995. évi LXVI. törvény értelmében nyilvános magánlevéltárnak minősül, amely anyagában a kutatást — saját szabályzata szerint — ingyenesen lehetővé teszi. A Levéltár által őrzött iratanyag kutatásának feltételei:

• a tartományfőnök engedélye, amelyhez a formanyomtatvány letölthető
• a látogatási időpont előzetes egyeztetése
• a kutatási szabályzat betartása

A Magyar Ferences Könyvtár és Levéltár
levéltári kutatási szabályzata

I. Általános előírások

1. Jelen kutatási szabályzat az Egyházi Törvénykönyv (CIC) 486–491. kánonjai, a Kisebb Testvérek Rendjének Általános Statútumai (SG) 26. cikkely 2.§-a, valamint az 2011. évi CXII. (a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló) törvény vonatkozó részei alapján készült.
2. Ez a kutatási szabályzat a Magyar Ferences Könyvtár és Levéltár levéltári részére vonatkozik az MFKL működési szabályzatának 20. pontja szerint.

II. A kutatás engedélyezése

3. Kutatási engedélyt a Magyarok Nagyasszonya Ferences Rendtartomány mindenkori tartományfőnöke (továbbiakban: provinciális) vagy megbízottja adhat. Az engedélyezéshez kutatási kérelmet kell kitölteni.
4. Mivel a rendházak, fiókházak, misszió(k) és az intézmények iratai 30 év után kerülnek be a központi levéltárba, így azok irattárai nem kutathatók.
5. Az állami levéltárakban letétként őrzött iratok kutatásának szabályozása a letéti szerződés(ek)ben történik.
6. Kutatási engedélyt az kaphat, aki a 18. életévét betöltötte és a kutatáshoz kellő fokú képesítéssel rendelkezik, valamint kötelezi magát a levéltári anyag kutatási szabályainak betartására.
7. A kutatási engedélyt véglegesen vagy időlegesen vissza kell vonni attól a kutatótól, aki a levéltárból iratanyagot tulajdonít el, az anyagot szándékosan vagy gondatlanságból megrongálja, a kiadott anyag rendjét önkényesen megváltoztatja, vagy a levéltári anyag felhasználására vonatkozó jelen szabályzatot megszegi. A kutatási engedély visszavonásáról a provinciális vagy megbízottja dönt.

III. Kutatási korlátozások

8. A kutatás naptári évét megelőző ötven éven belül keletkezett iratok csak akkor kutathatók, ha azt a kutató kérése indokolttá teszi. Ez mindig egyedi elbírálás alá esik.
9. Tárgyuk alapján a kutatás naptári évét megelőző 50 évnél korábban keletkezett iratok közül kutatási korlátozás alá esnek és az előző pont szerint kell eljárni a következő esetekben:
   1. keletkezése évét követő 70 évig a provinciai anyakönyv,
   2. keletkezésük évét követő 70 évig a rendtagok személyi ügyeivel foglalkozó iratok, a sematizmusokban és más forrásokban nyilvánosságra hozott adatok kivételével.
   3. Ezeken kívül a provinciális más korlátozást is megszabhat.

IV. Az iratanyag reprodukálása

10. A levéltár a CIC 491. kánon 2.§-a értelmében létesített történeti levéltár, ezért legyen kutatóterme, ahol megfelelő körülményeket kell biztosítani (pl. világítás, higiéniai körülmények, stb.)
11. A kutatóhely nyitvatartási idejét, előzetes bejelentkezés esetén a levéltáros nevét, elérhetőségét kérésre közölni kell.
12. A levéltáros feladata a kutatók ellátásában:
    1. megadja mindazon felvilágosításokat, melyek a munka elkezdéséhez és a folyamatos munkavégzéshez szükségesek,
    2. gondoskodik az iratanyaggal való ellátásról,
    3. felel a kutató számára kiadott iratanyagért, fenntartva a kutató személyes anyagi felelősségét,
    4. ha a kutatás nem a levéltár helyiségében, hanem máshol történik, akkor közreműködik annak átadásánál és átvételénél,
    5. nyilvántartja a kutatásra átadott iratanyagot,
    6. statisztikát készít a kutatók számáról és a kutatási esetekről, s azt évente az Országos Katolikus Gyűjteményi Központnak megküldi.

V. Levéltári anyag kölcsönzése

13. Az iratanyagot a provinciális engedélyével — hivatalos használatra hivataloknak vagy intézményeknek (magánszemélyeknek sohasem!) — a következő célokra lehet kölcsönözni:
    1. másolás, reprodukálás (ha helyben nem valósítható meg),
    2. kutatás más intézményben,
    3. hatósági felhasználás (pl. peres ügyeknél, kárpótlásnál, stb.),
    4. kiállítás.

VI. Vegyes rendelkezések

14. A kutatási lehetőségért és a reprodukálásért a provinciális döntése alapján díj szedhető.
15. A kutató az iratanyag felhasználása és az adatok publikálása során köteles tiszteletben tartani az 2011. évi CXII. törvény személyi adatok védelmére vonatkozó előírásait, megjelent munkája egy példányát pedig megküldeni a levéltár részére. Ha nem rendelkezik megfelelő különlenyomattal, akkor közölnie kell publikációja pontos bibliográfiai adatait.